PROJET DE POLITIQUE — À COMPLÉTER ET À VALIDER AVANT PUBLICATION. Cette notice décrit le formulaire et le module de commande Compta X présents dans l’extension Psynergia Compta X 1.9.2. Complétez les coordonnées et les prestataires réels; vérifiez les extensions, l’hébergeur, les courriels, les cookies et les sauvegardes effectivement activés sur le site.
1. Responsable du traitement
Le responsable est Jacques Thiry, opérant sous le nom Psynergia, établi à 4367 Crisnée, BCE 1023.098.986. Contact relatif aux données : contact@psynergia.be.
2. Personnes et données concernées
Visiteurs et demandes de contact : nom, e-mail, catégorie de demande, situation déclarée, régime TVA sélectionné et, si « autre », précision; organisation et téléphone facultatifs; message libre. Pour les demandes de tarif ou de test comptable, le formulaire recueille aussi le numéro ITAA, le numéro BCE facultatif, le nombre d’utilisateurs, de dossiers et d’exercices envisagés, le système utilisé, les formats et les priorités.
Commandes individuelles : nom ou raison sociale, e-mail, adresse de facturation, numéro BCE/TVA facultatif, édition, exercices demandés, référence de commande, montant, état et date du paiement, historique administratif, référence de licence, date d’acceptation et copie des versions des conditions de vente et de la politique de confidentialité affichées au moment de la commande, renvoyées dans le courriel de confirmation. Le site ne recueille pas de numéro de carte ni de code bancaire. Le rapprochement du virement est fait manuellement. Le bénéficiaire, l’IBAN et le BIC sont ceux de Psynergia et sont affichés pour réaliser le virement.
Données techniques : l’hébergeur WordPress peut traiter l’adresse IP, les dates et heures, les journaux de connexion, le navigateur et les informations de sécurité nécessaires au fonctionnement et à la protection du site. Le formulaire de contact utilise temporairement une empreinte HMAC de l’adresse IP pour limiter les envois abusifs; l’extension conserve ce compteur pendant dix minutes et ne stocke pas l’adresse IP brute dans ce mécanisme. Les journaux techniques de l’hébergeur relèvent de sa configuration : [À COMPLÉTER : nature et durée des journaux constatées chez l’hébergeur].
3. Finalités et bases juridiques
- Répondre aux questions, demandes d’essai et demandes commerciales, et préparer une proposition : mesures précontractuelles demandées par la personne (RGPD, art. 6.1.b) ou intérêt légitime à répondre et suivre les échanges (art. 6.1.f), selon le cas.
- Enregistrer et exécuter une commande, rapprocher le virement, transmettre les instructions et préparer une licence : exécution du contrat ou mesures précontractuelles (art. 6.1.b).
- Émettre et conserver les pièces comptables requises : obligation légale (art. 6.1.c).
- Vérifier manuellement un numéro ITAA dans le registre professionnel public lorsqu’une demande de tarif ou de pilote le requiert : intérêt légitime à vérifier l’éligibilité à une offre réservée aux professionnels, après mise en balance des droits et attentes des personnes (art. 6.1.f).
- Protéger le formulaire contre les abus, assurer la sécurité du site et établir la preuve de la commande et des textes acceptés : exécution du contrat et intérêt légitime à conserver les éléments de preuve (art. 6.1.b et 6.1.f).
- Les messages promotionnels ne sont pas envoyés automatiquement à la suite d’un formulaire; toute prospection future devra reposer sur une base valable et respecter les règles applicables.
La case du formulaire confirme que la personne a pris connaissance de cette notice; elle ne transforme pas les traitements nécessaires à une commande ou à une réponse demandée en consentement marketing.
4. Destinataires et sous-traitants
Les demandes et commandes sont enregistrées dans la base de données WordPress avec un accès administratif privé. Les versions des textes présentés lors d’une commande sont conservées avec celle-ci et copiées dans le courriel de confirmation envoyé à l’acheteur. Elles sont accessibles aux administrateurs habilités de Psynergia. Selon les tâches, les données nécessaires sont transmises à l’hébergeur WordPress, au prestataire de messagerie configuré pour l’envoi des e-mails du site, à la banque qui reçoit le virement et aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige.
La page qui affiche un QR de paiement charge actuellement la bibliothèque de rendu QR depuis le CDN jsDelivr. Lors de cette requête, le fournisseur du CDN peut recevoir l’adresse IP et des données techniques de connexion du navigateur. Le contenu du QR est généré dans le navigateur; il contient les coordonnées bancaires du bénéficiaire, le montant et la référence structurée, sans nom ni e-mail de l’acheteur.
Journaux techniques de l’hébergement : Infomaniak conserve les journaux d’accès et d’erreurs du serveur web, notamment pour diagnostiquer les problèmes et assurer la sécurité du site. Ils sont conservés au moins 7 jours. Infomaniak ne précise pas, dans sa documentation publique, la durée maximale exacte.
Prestataires utilisés : hébergement du site et de sa base de données : Infomaniak Network SA, Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Genève, Suisse. Les journaux d’accès et d’erreurs sont conservés au moins 7 jours.
Messagerie : [à confirmer : Infomaniak si les courriels du site sont envoyés par son Service Mail ou son serveur SMTP ; sinon, indiquer le prestataire effectivement configuré].
Sauvegardes : sauvegardes automatiques de l’hébergement Infomaniak, si cette fonction est bien incluse et activée pour ton offre. Infomaniak indique que les fichiers et bases de données de ses hébergements sont sauvegardés quotidiennement dans un autre centre de données en Suisse.
Maintenance externe : aucun prestataire externe à mentionner si personne d’autre n’a accès au site ou à sa base de données. Sinon, préciser son nom, son pays et les données auxquelles il peut accéder.
5. Transferts hors Espace économique européen
Le site est hébergé par Infomaniak Network SA en Suisse. La Suisse est un pays tiers à l’EEE pour lequel la Commission européenne a reconnu un niveau de protection adéquat au titre de l’article 45 du RGPD.
La bibliothèque utilisée pour afficher les codes QR est actuellement chargée depuis le CDN jsDelivr. Cette requête transmet à jsDelivr et aux fournisseurs de son réseau CDN des données techniques telles que l’adresse IP et les informations nécessaires à la livraison du fichier. Le réseau étant mondial, une requête peut être acheminée hors EEE. Les pays concernés et les garanties applicables doivent être confirmés à partir des documents contractuels du service avant publication de la présente notice.
6. Durées de conservation
- Demandes sans commande : jusqu’à 24 mois après le dernier échange utile, puis suppression ou anonymisation, sauf obligation ou litige nécessitant une conservation plus longue.
- Commandes, factures, preuves de paiement et données nécessaires aux obligations comptables et fiscales : pendant la durée légale applicable; en Belgique, les documents comptables et factures sont en principe conservés dix ans, sous réserve des règles particulières et du point de départ légal.
- Références de licence et échanges d’assistance : pendant la validité de la licence puis le temps nécessaire à la gestion des réclamations et à la défense des droits, ensuite suppression ou anonymisation lorsqu’aucune obligation ne justifie leur maintien.
- Compteur anti-abus du formulaire : dix minutes. Journaux de sécurité et sauvegardes :
Infomaniak effectue des sauvegardes quotidiennes des fichiers et bases de données de l’hébergement. Les sept dernières sauvegardes sont accessibles dans le Manager. Les sauvegardes des fichiers et des bases de données ne sont pas nécessairement réalisées au même moment.
En cas de défaut de paiement du renouvellement, Infomaniak suspend le service un jour après son échéance et le supprime 100 jours après celle-ci. Ses conditions indiquent que les données deviennent définitivement irrécupérables après le 106ᵉ jour, à l’issue de la période de sauvegarde quotidienne. En cas de résiliation volontaire, les sauvegardes sont supprimées et ne peuvent plus être restaurées.
Ces délais concernent les sauvegardes de l’hébergement Infomaniak ; ils ne couvrent pas d’éventuelles sauvegardes distinctes gérées par Psynergia ou par un autre prestataire.
Les durées doivent être appliquées aux dossiers WordPress et aux boîtes e-mail, y compris aux copies et sauvegardes selon leur cycle de rotation.
7. Logiciel Compta X et données comptables
Compta X pour Windows enregistre les données comptables dans les bases locales du client. Le logiciel n’envoie pas automatiquement ces écritures, documents, fichiers bancaires ou images OCR à Psynergia. Le traitement OCR s’effectue localement; la télémétrie OpenVINO est désactivée par le logiciel. Les essais Peppol de cette version fonctionnent localement et ne constituent pas une connexion à un prestataire Peppol réel.
Le logiciel calcule localement une empreinte SHA-256 de l’identifiant de la machine pour lier l’activation à l’ordinateur. L’état d’essai et la licence sont conservés localement dans le profil Windows, notamment sous forme protégée par DPAPI et dans le registre utilisateur; ils ne sont pas envoyés automatiquement. Si le client transmet volontairement l’empreinte affichée à Psynergia pour obtenir une licence, Psynergia l’utilise uniquement pour générer et vérifier la licence correspondante. L’acheteur doit éviter d’envoyer ses bases comptables ou des documents contenant des données de tiers, sauf nécessité et canal convenu.
Chaque client demeure responsable du traitement des données des personnes qu’il inscrit dans sa propre comptabilité. Si Psynergia accède exceptionnellement à ces données pour une assistance, les rôles, instructions et garanties appropriés seront convenus avant cet accès.
8. Cookies, scripts et services externes
L’extension Compta X n’ajoute pas de mesure d’audience ni de publicité comportementale. Le formulaire de contact utilise un nonce de sécurité WordPress et un mécanisme anti-abus. Le thème, WordPress et les autres extensions du site peuvent créer d’autres cookies ou charger des scripts. Inventaire vérifié sur le site public :
Cookies et traceurs : l’extension Psynergia Compta X 1.9.2 ne dépose pas de cookie et ne réalise pas de mesure d’audience ou de publicité comportementale. Elle ne comprend pas d’outil de gestion du consentement aux cookies. La page de commande charge la bibliothèque du QR code depuis jsDelivr ; cette requête externe peut transmettre des données techniques au CDN.
Les cookies et traceurs éventuellement déposés par WordPress, le thème et les autres extensions doivent être inventoriés sur le site en production, avec leur durée, leur finalité et l’extension ou le service qui les dépose. Cet inventaire complet et l’outil de consentement actuellement utilisé restent à vérifier.
. Aucun cookie ou traceur non essentiel ne doit être activé avant le consentement préalable lorsqu’il est requis. Les boutons de partage ne contactent les réseaux sociaux qu’après clic du visiteur; les liens ouvrent alors les services concernés selon leurs propres politiques.
9. Droits des personnes
Selon les conditions et exceptions prévues par la loi, la personne peut demander l’accès à ses données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, la portabilité des données qu’elle a fournies, ou s’opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Elle peut retirer un consentement lorsqu’un traitement repose réellement sur celui-ci; ce retrait n’affecte pas la licéité du traitement antérieur. La demande peut être adressée à contact@psynergia.be, généralement un mois.
La personne peut introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be.
10. Caractère obligatoire des données et décisions automatisées
Les champs marqués obligatoires dans le formulaire de contact sont nécessaires pour répondre. Les coordonnées de facturation et l’e-mail sont nécessaires pour enregistrer et traiter une commande; sans ces données, la commande ne peut pas être exécutée. Le numéro BCE/TVA du formulaire de commande est facultatif. Aucun profilage ni décision produisant un effet juridique significatif n’est effectué automatiquement; le contrôle ITAA, le rapprochement bancaire et l’émission de licence sont réalisés manuellement.
11. Sécurité et modifications
Les demandes sont conservées dans l’administration privée du site, avec accès réservé aux comptes habilités. Le responsable met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées, notamment le contrôle d’accès, les mises à jour et les sauvegardes protégées. Aucun système ne garantit un risque nul. Toute violation présentant un risque pour les personnes est traitée et, si nécessaire, notifiée conformément au RGPD.
Version du 16 octobre 2026. Date d’entrée en vigueur : 16 octobre 2026. Toute modification substantielle sera publiée avec une nouvelle date. Les personnes seront informées lorsqu’une règle l’exige.